BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Inovasi di dalam teknologi dan informasi berkembang dengan cepat dan selaras dengan perkembangan dunia bisnis. Suatu perusahaan tidak hanya membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan, keahlian dan keterampilan, namun harus didukung dengan teknologi yang baik yang memberikan pelayanan yang fleksibel, serba mudah, dan memuaskan serta mampu untuk melakukan efisiensi di segala aspek. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam mengelola dan menjalankan faktor-faktor produksi harus didukung dengan teknologi dan informasi yang baik.
Anggaran merupakan suatu faktor terpenting dan strategis dalam mendukung operasional perusahaan yang harus direncanakan dan dikelola dengan baik, agar dapat mencapai tujuan yang mencakup semua aspek operasional untuk periode tertentu. Pengelolaan anggaran yang baik dan professional akan sangat menentukan keberhasilan diberbagai sektor kegiatan lainnya. Penguasaan terhadap aspek-aspek keuangan yang terkontrol dengan baik melalui suatu sistem pengelolaan anggaran yang baik dan tepat sasaran akan dapat menjadi pedoman semua pihak yang terkait dengan operasional perusahaan. Para pengambil keputusan akan dapat bekerja dengan cepat dan tepat jika sistem pengeloalan dan informasi dari data data keuangan dapat tersaji dengan baik dan benar serta tepat waktu.
Di PT PLN (Persero) Pembangkitan Sektor Lueng Bata pengendalian anggaran masih belum optimal dan masih banyak memerlukan perbaikan. Dalam pelaksanaannya proses pengendalian masih banyak menggunakan lembar kerja (manual). Proses pengendalian yang ada saat ini akan dapat ditingkatkan lagi menjadi lebih baik melalui satu bentuk sajian pengendalian anggaran terpadu berupa suatu sistem aplikasi informasi berbasis komputer, di mana sistem ini mampu memberikan informasi tentang pengendalian anggaran yang disajikan secara ringkas dan cepat dan tepat, sehingga dapat menjadi pedoman yang lebih oleh pengambil keputusan di lingkungan manajemen perusahaan.
1.2 Tujuan dan Manfaat
1.2.1 Tujuan
Adapun tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk :
Memenuhi salah satu persyaratan untuk pengangkatan pegawai di PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara.
1.2.2 Manfaat
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
· Dengan adanya makalah ini diharapkan dapat membuat satu bentuk sajian pengendalian anggaran yang ringkas dan cepat saji dalam satu tampilan.
· Makalah ini diharapkan dapat membantu mengawasi kegiatan dan pengeluaran anggaran.
· Makalah ini diharapkan dapat membantu memberikan salah satu pemecahan untuk mencegah pemborosan dan menetapkan standar baru yang lebih baik.
· Makalah ini diharapkan dapat dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan di dalam manajemen.
1.3 Batasan Masalah
Sesuai dengan tema yang diajukan dalam pembuatan makalah ini yakni pengendalian anggaran, maka makalah ini hanya akan membahas mengenai realisasi tunai pos anggaran 52, 53 (Rutin), dan 54 tiap bulan, tambahan Cash Budget per sub pos mata anggaran, serta sisa kas yang menjadi dasar untuk pengambilan keputusan di periode yang akan datang.
1.4 Pemecahan Masalah
Metode penelitian melalui temuan observasi di lapangan dan metode studi kepustakaan digunakan untuk pemecahan masalah.
1.4.1 Metode Observasi
Observasi yang dilakukan adalah dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses kerja dengan mengikuti kegiatan pengendalian anggaran di Sektor Pembangkitan Lueng Bata.
1.4.2 Metode Kepustakaan
Metode kepustakaan (Library Research) merupakan metode yang digunakan dalam mengumpulkan data dan informasi dengan cara mengutip dari buku-buku yang ada kaitannya dengan permasalahan obyek yang sedang diteliti oleh Penulis. Selain itu Penulis juga menggunakan internet sebagai media untuk mencari informasi yang berguna dalam pembuatan makalah ini.
BAB II
PERMASALAHAN
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka permasalahan yang dihadapi selama ini adalah keterlambatan pemberian informasi tentang pengendalian anggaran. Untuk memperbaiki keadaan ini, pemberitahuan informasi pengendalian anggaran dilakukan dengan menggunakan sistem informasi berbentuk Microsoft Access 2003, di mana bagian anggaran dapat menggunakan secara langsung sehingga informasi tersebut dapat dengan cepat dijadikan sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan di dalam manajemen perusahaan.
BAB III
HIPOTESA
Belum adanya sistem informasi yang membantu dalam menyampaikan informasi pengendalian anggaran secara cepat dan tepat. Penyampaian informasi mengenai pengendalian anggaran selama ini terkadang membutuhkan waktu lama untuk menginfomasikannya ke manajemen perusahaan. Aplikasi informasi berbasis komputer ini diharapkan dapat membantu dalam menyampaikan informasi secara cepat dan tepat guna menunjang lancarnya aktivitas dalam perusahaan dan membantu manajemen dalam menjaga saldo kas agar tetap seimbang dengan kebutuhan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kas yang menganggur atau kekurangan kas. Sehingga manajemen dapat membuat keputusan yang tepat di periode yang akan datang.
BAB IV
LANDASAN TEORI
4.1 Definisi Anggaran
Anggaran menurut The National Commitee on Governmental Acconting dari Amerika Serikat adalah sebagai berikut: “budget is plan of financial operation embodying an estimated of purposed expenditures for a given period of time and the purposed means of financing them.” Maksudnya adalah bahwa suatu anggaran merupakan rencana operasional keuangan yang mencakup suatu estimasi pengeluaran untuk suatu jangka waktu tertentu dan rencana penerimaan pendapatan untuk membiayainya.
4.2 Cash Budget (Pagu Kas)
Cash budget adalah budget yang dimaksudkan untuk perencanaan cash beserta pengendaliannya. Cash budget menyajikan kas masuk dan kas keluar untuk periode (kurun waktu) tertentu. Cash budget dimaksudkan untuk membantu manajemen dalam usaha menjaga saldo kas agar tetap seimbang dengan kebutuhan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kas yang menganggur (idle cash) ataupun kekurangan kas (cash shortages).
4.3 Pos Pembebanan Mata Anggaran 52, 53, dan 54
5.2 Biaya Kepegawaian
5.2.1 Gaji dan Lainnya
5.2.2 Cuti dan Lainnya
5.2.3 Diklat dan Lainnya
5.3 Biaya Bahan Bakar dan Pemeliharaan
5.3.1 Bahan Bakar dan Minyak Pelumas
5.3.2 Pemeliharaan
5.4 Biaya Admnistrasi
5.4.1 Honorarium dan Biaya
5.4.2 Pemakaian Perkakas dan Peralatan
5.4.3 Asuransi
5.4.4 Perjalanan Dinas
5.4.4.1 Perjalanan Dinas Non Diklat
5.4.4.2 Perjalanan Dinas Diklat
5.4.4.3 Perjalanan Dinas Mutasi
5.4.5 Listrik, Gas, dan Air
5.4.6 Pos dan Telekomunikasi
5.4.7 Biaya Bank
5.4.8 Bahan Makan dan Konsumsi
5.4.9 Sewa Gedung/Tanah
5.4.10 Sewa Mesin Fotocopy dan Kelengkapannya
5.4.11 Alat dan Keperluan Kantor
5.4.12 Barang Cetakan
5.4.13 Pajak/Retribusi
5.4.14 Iuran, Abonemen, Iklan
5.4.15 Penerbitan
5.4.16 Biaya Keamanan
5.4.17 Biaya Amortisasi
5.4.18 Biaya Penyisihan Material
5.4.19 Biaya Administrasi Lainnya
BAB V
PEMBAHASAN
Sistem informasi untuk pengendalian anggaran merupakan perpanjangan tangan dari bagian Anggaran untuk memberikan informasi mengenai pengendalian anggaran kepada pihak manajemen.
Aplikasi sederhana ini menggunakan teknologi Microsoft Access. Dengan adanya aplikasi ini, informasi mengenai realisasi anggaran dapat diketahui secara jelas sehingga manajemen dapat mengambil keputusan mengenai rencana penerimaan pendapatan untuk membiayai realisasi di periode mendatang.
Pengelolaan data di aplikasi ini dilakukan oleh bagian Anggaran. Setiap data yang telah dimasukkan atau diisi ke dalam aplikasi ini dapat disimpan dan dicetak sesuai dengan kebutuhan si pengguna. Untuk mempercepat penyampaian informasi, hasil (report) yang ditampilkan dari pengolahan data ini juga dapat di lihat dalam berbagai periode.
5.1 Rancangan Sistem Secara Umum
Aplikasi ini diakses melalui Microsoft Access dengan memasukkan password sebelum login.
Gambar 1. Halaman login
Menu utama dari aplikasi ini merupakan antar muka program untuk menginput/mangakses data mengenai informasi transaksi yang terjadi setiap bulannya, cash budget yang di dropping per sub pos mata anggaran, dan melihat laporan dari hasil akses data pada aplikasi.
Gambar 2 Menu Utama
5.2 Rancangan Sistem Secara Terinci
Dari penjelasan sebelumnya, bahwa rancangan sistem secara umum merupakan antar muka dari rancangan sistem secara terinci. Untuk lebih mempermudah pengertian tentang rancangan aplikasi ini akan dijelaskan melalui rancangan sub menu yang digunakan sebagai dasar penginputan data dari aplikasi.
5.1.1 Rancangan Sub Menu Input Data Master
Apabila pengguna ingin memasukkan data-data sumber berupa cash budget yang di dropping dan nama sub pos anggaran maka pada tampilan menu utama, pengguna meng-click menu input data master, kemudian akan keluar tampilan gambar seperti berikut:
Gambar 3 Sub Menu Input Data Master
Pada data master pengguna dapat menambah nama akun per sub pos mata anggaran dengan meng-click input data akun, tampilannya seperti gambar berikut:
Gambar 4 Input Data Akun
Untuk menambah cash budget yang di dropping maka pengguna dapat meng-click input data pos. Pada menu ini pengguna dapat menginput berapa jumlah cash budget yang dianggarkan setiap bulannya per sup pos mata anggaran, tampilannya berupa gambar seperti berikut:
Gambar 5 Input Cash Budget
5.1.2 Rancangan Sub Menu Transaksi
Sub menu transaksi berisi transaksi yang terjadi tiap bulannya.
Gambar 6 Sub Menu Transaksi
Pada Sub menu inilah transaksi-transaksi per sub mata anggaran dapat di input. Di sini akan ditampilkan jumlah seluruh realisasi dan cash budget, sehingga akan langsung diakumulasikan dan kita dapat melihat sisa kas pada bulan yang bersangkutan.
Gambar 7 Transaksi
5.1.3 Rancangan Sub Menu Laporan
Gambar 8 Sub Menu Laporan
Data yang telah diinput selanjutnya akan tersimpan secara otomatis yang akhirnya menjadi laporan dari akses data. Laporan yang ditampilkan berupa laporan bulanan detail dan laporan bulanan khusus.
Gambar 9 Contoh Laporan Bulanan Detail
Untuk membuka laporan bulanan khusus ketik sub pos dan bulan yang bersangkutan pada enter parameter value.
Gambar 10 Enter Parameter Value
Gambar 11 Contoh Laporan Bulanan Khusus
5.1.4 Rancangan Sub Menu Keluar
Sub menu ini merupakan pilihan terakhir apabila penggunaan aplikasi telah selesai. Apabila Pengguna telah selesai menggunakan aplikasi dan ingin keluar, maka Pengguna meng-click sub menu keluar. Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut:
Gambar 12 Sub Menu Keluar
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembahasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa penggunaan aplikasi Microsoft Access membantu mempercepat penyampaian informasi mengenai pengendalian anggaran. Sehingga pihak manajemen dapat mengambil keputusan mengenai anggaran yang akan diminta untuk periode mendatang dengan cepat dan tepat.
5.2 Saran
Diharapkan aplikasi ini dapat digunakan di lingkungan PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara dalam memberikan informasi secara lengkap dan cepat tentang pengendalian anggaran. Aplikasi ini digunakan oleh bagian anggaran yang ada di lingkungan PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara.
